Politique de conformité et de documentation export

Champ d'application

Cette politique explique comment OneDay FMCG Trading Limited Company aborde la gestion documentaire pour les expéditions export FMCG interentreprises (B2B), quels documents peuvent être fournis sur demande et comment les responsabilités sont réparties entre les parties. La liste des documents requis dépend du produit, de la destination, de la structure de l'expédition, du contrat, du mode de paiement, du mode de transport et des réglementations applicables. Aucun ensemble unique de certificats n'est automatiquement disponible pour chaque produit ou expédition.

Cette politique doit être lue conjointement avec les Conditions générales de vente, les Conditions de paiement et la Politique d'expédition & logistique export. Il s'agit d'un cadre opérationnel et non d'un conseil juridique ou douanier propre au marché de destination.

Documents couramment utilisés pour une expédition export

Les documents commerciaux et de transport couramment utilisés pour une expédition export peuvent inclure une facture commerciale, une liste de colisage (packing list), le document de transport applicable et les déclarations douanières d'exportation vietnamiennes. Un contrat, un bon de commande, une facture proforma ou un document bancaire peuvent également être requis selon l'accord commercial.

• Facture commerciale : peut mentionner les parties, les produits, les quantités, les valeurs, la devise et les conditions commerciales convenues.
• Liste de colisage : peut mentionner le nombre de colis, les unités, les poids, les dimensions et les marques d'expédition, selon le cas.
• Document de transport : peut être un connaissement maritime (bill of lading), une lettre de transport maritime (sea waybill), une lettre de transport aérien (LTA) ou tout autre titre approprié au mode de transport et aux modalités de mise à disposition.
• Déclarations douanières d'exportation : sont établies et déposées conformément aux procédures vietnamiennes applicables et à la structure de l'expédition.

La forme exacte, l'émetteur, les délais et les mentions obligatoires doivent être confirmés pour chaque expédition. Des projets de documents peuvent être transmis pour révision, le cas échéant, avant leur émission définitive. L'acheteur doit vérifier les coordonnées du destinataire (consignee) et de la partie à notifier (notify party), les désignations de produits, les quantités, les unités, les marques, les références de classement tarifaire et les instructions de destination par rapport aux données de la commande validée.

Documents d'origine, de produit et de destination soumis à conditions

Le C/O, le certificat sanitaire (Health Certificate), le certificat de vente libre (Certificate of Free Sale), le certificat d'analyse (Certificate of Analysis) et les pièces connexes peuvent être fournis sur demande. Leur disponibilité dépend du produit, du fabricant, de la destination, de l'autorité émettrice et de l'expédition. D'autres documents sanitaires, phytosanitaires, d'inspection, de fumigation, de conformité, d'enregistrement ou de permis ne sont requis que lorsque les conditions applicables au produit et à la destination l'exigent.

Un spécimen, un modèle ou un document issu d'une expédition antérieure ne garantit en rien l'éligibilité pour la commande en cours. Le produit actuel, le fabricant ou la source, la destination, la période de validité, les détails du lot ou de l'expédition ainsi que les règles d'émission doivent être vérifiés avant d'intégrer un document soumis à conditions dans le périmètre convenu.

Certificats d'origine

Un certificat d'origine peut être non préférentiel ou relever d'un accord commercial préférentiel lorsque les marchandises satisfont aux règles applicables. L'exigence d'un formulaire spécifique, les justificatifs requis et la décision finale d'éligibilité dépendent du produit, de la destination et de l'organisme émetteur compétent ou habilité.

Les acheteurs doivent préciser le C/O demandé et son usage prévu dès la phase de demande d'information. Les exigences relatives à l'origine peuvent avoir un impact sur le SKU proposé, la filière d'approvisionnement, les justificatifs de source et les délais d'obtention documentaire. OneDay FMCG ne considère pas une référence au catalogue, une marque ou un certificat antérieur comme une preuve de conformité pour une nouvelle expédition.

Informations fabricant et produit

Lorsque la commande le requiert, OneDay FMCG peut solliciter des fiches techniques produits, des informations relatives aux ingrédients ou aux valeurs nutritionnelles, des données sur les allergènes, des informations de conditionnement, des justificatifs de durée de conservation, des certificats de fabricant ou des déclarations auprès de la source concernée. La disponibilité, le format, l'étendue et l'autorisation de diffusion de ces informations relèvent exclusivement du fabricant ou de la partie émettrice.

Toute certification doit être examinée au regard du produit désigné, du site de fabrication, du champ d'application et de la période de validité. L'existence d'attestations ISO, HACCP, Halal, FDA ou autres pour un fabricant ou un produit ne signifie pas que OneDay FMCG ou l'ensemble des articles du catalogue bénéficient de la même certification.

Planification documentaire et contrôle des versions

Les exigences documentaires doivent être déterminées avant l'acceptation de la commande. Les parties doivent consigner l'intitulé du document, sa finalité, l'émetteur, la partie responsable, les données sources, le jalon d'approbation, le format attendu et toute contrainte de calendrier. La responsabilité finale découle des règles applicables et de l'accord commercial écrit.

Avant l'émission des documents définitifs, vérifiez la cohérence entre l'identité de l'exportateur et du destinataire, la désignation des produits, la référence SKU ou de conditionnement, la quantité et l'unité, le nombre de cartons, les poids, les valeurs, les marques, les dates, la mention d'origine et la classification tarifaire le cas échéant. Toute modification apportée à un SKU après le gel de la commande doit entraîner le réexamen de l'ensemble des documents associés.

Le guide pratique des documents export FMCG propose une matrice documentaire, un tableau des responsabilités, un calendrier en six étapes et une liste de contrôle acheteur pour ce processus.

Délais et délivrance des documents

Les délais varient selon le document et l'expédition. Les projets de documents commerciaux ou de transport peuvent être disponibles à différents stades, et certaines mentions définitives ne sont arrêtées qu'après le chargement ou l'émission par le transporteur. Les certificats soumis à conditions peuvent nécessiter des justificatifs d'origine, un examen administratif ou des données propres à l'expédition avant de pouvoir être délivrés.

Lorsque des originaux sont requis, le mode de transmission doit être convenu avec l'acheteur. La mise à disposition électronique, les documents dématérialisés ou les copies ne sont envisageables que s'ils sont acceptés par l'émetteur, le transporteur, la banque, le commissionnaire en douane et les procédures de destination. Dans le cadre d'un crédit documentaire (L/C), les exigences documentaires doivent être examinées avant l'ouverture du crédit. La L/C et le virement bancaire (T/T) sont des modes de paiement distincts des conditions de livraison EXW, FCA, FOB, CFR ou CIF.

Responsabilités d'importation de l'acheteur

L'acheteur ou importateur est tenu de vérifier les exigences du marché de destination, notamment le dédouanement à l'importation, les droits et taxes, les licences ou permis, l'enregistrement ou la notification des produits, les obligations linguistiques d'étiquetage et d'étiquetage complémentaire, les restrictions sur les ingrédients ou emballages, ainsi que la désignation obligatoire d'un importateur local, d'une personne responsable ou d'un mandataire autorisé.

L'acheteur doit confirmer ces exigences auprès de son commissionnaire en douane ou de l'autorité compétente avant de passer commande. OneDay FMCG peut examiner l'assistance documentaire export et produit disponible pour l'expédition envisagée, mais ne peut établir d'appréciation juridique pour chaque marché de destination.

Préparer une demande spécifique à une expédition

Consultez d'abord la section Produits FMCG ou le catalogue actuels. Transmettez la destination, la liste exacte des produits ou SKU, les quantités estimées, la liste de contrôle documentaire de l'acheteur ou du déclarant en douane, le responsable prévu du classement tarifaire, les besoins d'étiquetage, la règle Incoterms® envisagée, le mode de paiement et le calendrier souhaité via la page Contact.

OneDay FMCG pourra ensuite analyser la demande selon le périmètre de ses services export FMCG, identifier les points restant à confirmer et formaliser la répartition convenue des obligations documentaires pour la commande spécifique.

Dernière mise à jour : 21 septembre 2026.